Как оптимизировать затраты на интернет-трафик?

Если ваша компания активно использует в своей работе ресурсы сети Интернет, вас не могут не волновать суммы счетов, выставляемых интернет-провайдерами за свои услуги. Вдали от столиц широкополосный доступ к глобальной сети все еще достаточно дорог и активная работа с ее ресурсами представляет серьезную статью расходов.
В крупных городах многие провайдеры уже предоставляют возможность безлимитного использования интернет-канала за фиксированную сумму, однако стараются ограничивать либо пропускную способность предоставляемого канала, либо требуют соблюдения некоторых условий, направленных на то, чтобы удержать потребление клиентом интернет-трафика в определенных рамках. Кроме того, цены на безлимитный доступ в большинстве случаев все еще "кусаются".
Помимо стоимости услуг интернет-провайдеров, отдельно стоит вопрос состава потребляемого трафика. Редкий руководитель, подписывая очередной счет, не задавался вопросом: а за что, собственно, платятся деньги? Действительно ли оправданы затраты и есть ли способ их снижения? Ниже мы рассмотрим вопросы оптимизации потребления интернет трафика и повышения эффективности работы интернет-канала.

За что платим?

Сразу определимся, далее речь пойдет о постоянном (или выделенном) подключении к Интернет. В отличие от сеансового доступа (телефон и модем), где стоимость услуги определяется суммарным временем подключения,  для выделенных каналов характерна оплата за объем переданной информации. Чем более скоростной канал вы используете, тем больше информации может пройти через него в единицу времени. Тарифицироваться может как входящий трафик (т.е. данные, передаваемые в вашу сеть, принятые данные), так и исходящий (т.е. отправленные, передавамые вашей сетью во "внешний мир", в "Большую Паутину"). До сих пор даже в Москве встречаются провайдеры, берущие деньги как за входящий, так и за исхоящий трафик. Существуют тарифы, при которых оплате подлежит только больший трафик: например, если в мае вы передаете "наружу" больше, чем скачиваете, то базой для расчета стоимости станет объем исходящих данных. Если в июне по каким-то причинам вы примете больше, чем отправите, то абонентская плата будет рассчитана уже на основе объема входящего трафика.
Учету подлежат любые передаваемые данные, независимо от того, являются ли они текстом, графикой, сообщением электронной почты, звуком, видео или чем-либо еще. Многие ошибочно полагают, что если их сотрудники просто просматривают интернет-страницы или читают почту, не сохраняя ничего на жесткий диск компьютера, потребление трафика должно быть близким к нулю. Интернет-страницы, электронную почту, сообщения на интернет-пейджеры (ICQ, MSN итп) - все, что попадает на ваши компьютеры из Интернет, подсчитывается и подлежит оплате. Если сравнить Интернет-канал с водопроводом, то как коммунальным службам все равно, пьете вы воду, моетесь ли ей или просто выливаете - они берут деньги по счетчику, так и провайдеру все равно, как вы распоряжаетесь интернет-каналом, пока оплачиваются счета, а ваша деятельность не противоречит законодательству.

Неочевидные затраты

Помимо расходов на трафик хочу заострить внимание на одном неочевидном аспекте использования ресурсов Интернет, который в конце концов также оборачивается затратами и иногда вполне ощутимыми. Речь идет о затратах рабочего времени.
Шутники от компьютерного мира нередко называют Интернет Всемирной Помойкой, и в чем-то они недалеки от истины. Помимо ресурсов, полезность которых сложно переоценить, в Сети размещено фантастическое количество материалов сомнительного свойства, начиная "бородатыми" анекдотами и заканчивая порнографией, сайтами экстремистского толка и др. Причем "мусора" в процентном отношении к полезным данным значительно больше. Абстрагируясь от морально-этической стороны рассматриваемых материалов, следует отметить, что так или иначе они отвлекают внимание ваших сотрудников, а на их просмотре теряется значительное количество рабочего времени. Рассмотрим пример.
Представим, что сотрудник раз в час тратит 10 минут рабочего времени на чтение сайта с анекдотами. В течение рабочего дня он потратит на развлечения 80 минут. В течение месяца (20 рабочих дней) потери рабочего времени составят уже 1600 минут или более 26 рабочих часов. Если в вашей компании хотя бы 6 человек тратит 10 минут в час на чтение не относящихся к работе материалов, суммарные потери рабочего времени за месяц составят 156  рабочих часов или почти полный человеко-месяц. Иными словами, один из этих сотрудников получает заработную плату просто так. Скрытые, неочевидные затраты на интернет-трафик сравнимы с заработной платой (включая все налоги!) одного из ваших сотрудников!
Приведенный пример является несколько упрощенным. В действительности потери рабочего времени составляют большую величину. К сожалению, по ряду причин свести ее к нулю практически не возможно, однако вполне реально значительно сократить эту часть затрат, в том числе, применяя несколько методов, описанных ниже.

С чего начать?

Самым разумным шагом является аудит сети организации. Аналогично аудиту финансово-хозяйственной деятельности, данное мероприятие позволит выявить "дыры" и узкие места в компьютерной системе офиса, в том числе даст картину потребления интернет-трафика. Аудит компьютерной сети - комплексное мероприятие и его стоимость напрямую зависит от того, насколько глубоким и детальным будет анализ. По результатам аудита составляется итоговое заключение, в котором указаны обнаруженные недостатки и пути их устранения. Данную работу могут для вас выполнить ИТ-консультанты или компания системный-интегратор.
Стоимость серьезного аудита сети для небольшой компании, имеющей в сети 8-10 компьютеров, начинается от 300$. Конечно, это справедливо для компьютеров, объединенных в локальную сеть, подключенную к Интернет. Учитывая необходимый объем работ, можно сказать, что компания, предлагающая провести их за меньшую сумму, либо понятия не имеет об аудите сетей, либо не настроена серьезно. Проведение такого аудита просто не имеет смысла.
В результате аудита вы получите не только данные о том, что происходит в вашей сети, в каком состоянии находятся ее ресурсы, какова структура интернет-трафика, но и о том, чем конкретно занимаются ваши сотрудники на рабочих местах, помимо просмотра интернет-страниц. Если же по каким-либо причинам идея аудита вас не устраивает, рекомендую перечисленные ниже шаги. В конечном итоге, они так или иначе прозвучат в рекомендательной части заключения по сетевому аудиту.

Установка прокси-сервера

Суть данного мероприятия заключается в установке компьютера со специальным программным обеспечением, который бы запрашивал в сети нужную пользователям информацию, передавал ее по офисной сети на машины пользователей и сохранял ее копию на своем жестком диске (в т.н. кэше) для дальнейшего использоватия. Идея проста: если 10 пользователей обращаются к одной и той же интернет-странице, вместо того, чтобы скачать 10 ее копий, машина-посредник, называемая прокси-сервером, скачивает только одну и "раздает" ее копию офисным машинам уже по сети офиса, что для вас бесплатно. Если пользователь снова открывает однажды посещенную интернет-страницу, прокси-сервер проверяет, не изменялось ли ее содержимое, и если такого не произошло, посылает пользователю копию, ранее сохраненную на диске.
Иными словами, прокси-сервер фактически хранит на своих дисках наиболее часто используемую вашими пользователями часть интернет-страниц. При правильной настройке использование прокси сокращает потребляемый трафик на 25% без ущерба для работоспособности пользователя. Если в вашей компании больше 5 машин, имеет смысл поручить вашему ИТ-консультанту внедрение подобного решения.
Его стоимость во многом определяется программным обеспечением, при помощи которого оно реализуется. Она может колебаться от 0 (при использовании решений на основе ОС Linux) до 1500$ и более (при использовании коммерческих  пакетов, например Microsoft.ISA Server).

Фильтрация интернет-запросов

Следующим шагом в борьбе с затратами на интернет-трафик может стать фильтрация интернет-запросов. Как уже отмечалось выше, не все сайты содержат полезную для бизнеса информацию. Если ваша компания не трудится в индустрии "развлечений для взрослых", то вряд ли сотрудникам необходимо ежедневно посещать сайты типа www.sex.com или www.porno.ru. Запрещая при помощи фильтрации запросов открывать подобные сайты вы экономите не только деньги компании, но и рабочее время сотрудников. Мало того, фильтры способствуют снижению риска инфицирования офисных компьютеров вирусами и вредоносным ПО, в обилии "гнездящемся" на подобных сайтах. При помощи фильтров можно не только предотвращать доступ к порнографии и другому нежелательному контенту, но и запрещать загружать из Интернет файлы большого объема, например музыку, видео и др., или файлы, превышающие определенный размер.
Традиционно механизм создания фильтров входит в состав любого серьезного прокси-сервера. Конечно, запретить доступ ко всем нежелательным  материалам невозможно (и не всегда оправдано), но используя гибкие правила фильтрации и регулярно, для корректировки фильтров, анализируя то, что же именно скачивают из сети ваши сотрудники, возможно значительно сократить нецелевой расход трафика и сократить потери рабочего времени. Естественно, ИТ-консультант в состоянии решить эту задачу.

Аутентификация пользователей

Возможно, не всем сотрудникам вашей компании необходимо работать с интернет-страницами для решения повседневных задач. Возможно, есть необходимость ограничивать доступ к Сети одной категории сотрудников и предоставлять неограниченный доступ другой. Возможно, вы просто хотите знать, кто конкретно из ваших сотрудников работает с теми или иными ресурсами.
Во всех трех случаях возникает задача как-то идентифицировать пользователя, чтобы принять решение о допуске его к интернет-ресурсам. Традиционным способом является аутентификация на основе имени пользователя и пароля, хотя существуют и иные методы. Поставьте задачу по обеспечению идентификации пользователей вашему ИТ-консультанту, Даже если у вас нет необходимости разграничивать доступ, вы получите полную картину, кто из сотрудников и чем занимается в Интернет, а не просто безликий список посещенных сайтов.

Обнародуйте данные по интернет-трафику

Как гласил один из советских лозунгов, совесть - лучший контролер. Перефразируя эту в чем-то справедливую мысль, добавим: нет более строгого "надсмотрщика", чем собственные комплексы человека. Заставьте их работать на дело сокращения издержек.
Внедрив механизм идентификации пользователя по именам, поручите вашему ИТ-консультанту сделать доступной статистику потребления трафика с указанием посещаемых сайтов всем сотрудникам без исключения. Как показывает практика, даже самый заядлый любитель "клубнички" предпочтет воздержаться от посещения любимого сайта www.prostitutki.ru , если об этом сегодня же узнает весь офис. То же справедливо и для любителей прочих электронных развлечений в рабочее время. Единственным обязательным условием является то, что ваш собственный трафик тоже должен быть виден всем, включая последнего стажера. Во-первых, это честно по отношению к вашим коллегам, а во-вторых, только так вы превратите контроль за потреблением трафика из инструмента репрессий в инструмент регулирования.

Рационализируйте обмен почтой

Если ваши сотрудники активно используют корпоративную электронную почту для обмена информацией друг с другом, следует задуматься о харатктере почтовых отправлений. Часто сотрудники отправляют друг другу достаточно большие файлы и если почтовый сервер находится за пределами офисной сети, это значит что ваша компания платит деньги провайдеру интернет-услуг за каждое прочитанное (или отправленное) сотрудником сообщение. Например, если вы пользуетесь почтовым сервером за пределами вашей офисной сети, письмо, посланное с ящика ivan@kontora.ru для ящика maria@kontora.ru сначала попадает из офиса на почтовый сервер, стоящий где-то в Интернет, а затем скачивается обратно. Естественно, проходя через шлюз провайдера, оно включается провайдером в итоговый счет.
Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо разместить почтовый сервер внутри корпоративной сети. Это позволит не только экономить интернет-трафик, но и даст вашему ИТ-специалисту дополнительный контроль на почтой, что позволит принять дополнительные меры против спама и почовых вирусов.
Предлагаемое решение имеет смысл только если в вашей компании более 10 сотрудников, активно использующих электронную почту. В противном случае затраты на содержание почтового сервера перевесят выгоду от эконмии на почтовом трафике.

Заключение

Перечисленные методы сокращения затрат на интернет-трафик и потерь рабочего времени, связанных с нецелевым использованием сети интернет, могут быть использованы в любой компании. Эффект от их использования может быть различным. В одном случае затраты могут сократиться на 10%, в другом - в 2-3 раза. В любом случае, следует помнить, что чрезмерно увлекаясь "закручиванием гаек", вы можете добиться обратного эффекта. Загнанные в жесткие рамки сотрудники не очень охотно идут на трудовые подвиги.
Не стоит также забывать, что ни один человек (и вы в том числе) не может работать, не отвлекаясь в течение 8 часов. К тому же, всячески ограничивая персонал вы рискуете спровоцировать кампанию по поиску слабых мест в установленных рамках. В этом случае рабочее время будет тратиться уже не на развлечения, а на поиск путей обхода установленных вами ограничений. Но, так или иначе, это время все равно будет потеряно для вашей компании впустую. В связи с этим, при всем желании сократить издержки, на некоторые маленькие слабости персонала все же стоит закрывать глаза. Контроль же нужен для того, чтобы потакание слабостям не превратилось в основное занятие на рабочем месте.
  Автор материала: Павел Медников
Адрес этой статьи: http://www.mybiz.ru/index.php?page=1194
 

Вернуться к списку "выбор офиса "